Để bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động, đồng thời tránh sự lạm quyền của người sử dụng lao động, đảm bảo việc xử lý kỷ luật lao động chính xác, khách quan, pháp luật lao động hiện hành quy định chặt chẽ nguyên tắc, căn cứ, trình tự, thủ tục tiến hành xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, đa phần người sử dụng lao động chưa tuân thủ các quy định này, dẫn đến tranh chấp lao động xảy ra khá phổ biến, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Với mong muốn hỗ trợ cho quý khách hàng trong việc xử lý kỷ luật lao động, Công ty Luật Dragon hướng dẫn quy định của pháp luật liên quan đến lĩnh vực này với nội dung cụ thể như sau:

1.      Khái niệm và nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động.

Xử lý kỷ luật lao động là quá trình người sử dụng lao động xem xét và giải quyết về việc người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động bằng cách buộc họ phải chịu một trong các hình thức kỷ luật do nhà nước quy định. Đây là biện pháp pháp lý mang tính cưỡng chế cao và là nội dung rất cơ bản trong việc thiết lập và duy trì kỷ luật lao động của người sử dụng lao động khi thực hiện hoạt động quản lý của mình. Việc xử lý kỷ luật lao động có vai trò rất quan trọng trong việc duy trì trật tự, kỷ cương, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý lao động ở đơn vị. Ngoài tác dụng trừng phạt, việc xử lý kỷ luật lao động còn có ý nghĩa rất lớn trong phòng ngừa, giáo dục những người lao động khác trong đơn vị thực hiện tốt kỷ luật lao động.

Để bảo vệ quyền và lợi ích của người lao động, tránh sự lạm quyền của người sử dụng lao động đồng thời để bảo đảm cho việc xử lý kỷ luật lao động được chính xác, khách quan, đúng pháp luật và phát huy được tác dụng tích cực của kỷ luật lao động trong quản lý lao động, pháp luật lao động quy định các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động tại Điều 7 Nghị định số 41/CP. Cụ thể:

-   Mỗi hành vi vi phạm kỷ luật lao động chỉ bị xử lý một hình thức kỷ luật. Khi một người lao động có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động đồng thời thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất;

-   Không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm nội quy lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hay khả năng điều khiển hành vi của mình;

-   Cấm mọi hành vi xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động khi xử lý vi phạm kỷ luận lao động;

-   Cấm dùng hình thức phạt tiền, cúp lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;

-   Cấm xử lý kỷ luật lao động vì lý do tham gia đình công.

 

2.      Căn cứ xử lý kỷ luật lao động.

Để xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động cần cóhai căn cứ: hành vi vi phạm kỷ luật lao động và lỗi của người vi phạm.

-   Hành vi vi phạm kỷ luật lao động: Là hành vi của người lao động vi phạm các nghĩa vụ lao động đã được quy định chủ yếu trong nội quy lao động của đơn vị. Bên cạnh đó, hành vi vi phạm kỷ luật lao động còn bao gồm cả việc không tuân thủ điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động hay yêu cầu về tinh thần trách nhiệm do chính vị trí công tác của người lao động gây ra. Trong phạm vi hoạt động của đơn vị sử dụng lao động, những quy định, quy chế, quyết định, mệnh lệnh… của người sử dụng lao động ban hành trong quá trình quản lý lao động đúng thẩm quyền thì được coi là bộ phận hợp thành kỷ luật lao động. Do vậy, ngoài việc vi phạm các nghĩa vụ lao động quy định trong nội quy lao động, hành vi vi phạm kỷ luật lao động còn là sự vi phạm các nghĩa vụ lao động mà người sử dụng lao động giao cho.

Khi xác định hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động, người sử dụng lao động phải chỉ rõ nghĩa vụ vi phạm; thời gian, địa điểm xảy ra vi phạm… làm căn cứ để xử lý kỷ luật lao động một cách chính xác, khách quan, đảm bảo công bằng và đạt được mục đích duy trì trật tự, nền nếp trong đơn vị lao động. Tuy nhiên, không phải mọi vi phạm nghĩa vụ lao động của người lao động đều bị xử lý kỷ luật lao động cũng như không phải tất cả mọi hành vi vi phạm kỷ luật lao động đều chỉ bị xử lý kỷ luật lao động.

-   Lỗi của người vi phạm: Lỗi là yếu tố bắt buộc của vi phạm pháp luật nói chung và vi phạm kỷ luật lao động nói riêng, do vậy nếu thiếu yếu tố lỗi của người lao động vi phạm kỷ luật lao động thì người sử dụng lao động không thể tiến hành xử lý kỷ luật lao động đối với họ.

Người lao động bị coi là có lỗi khi họ có đầy đủ các điều kiện và khả năng thực hiện nghĩa vụ được giao nhưng họ đã không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nghĩa vụ được giao.

Căn cứ vào lý trí và ý trí của người lao động vi phạm kỷ luật lao động, có thể xác định đó là lỗi cố ý hay lỗi vô ý. Lỗi cố ý là lỗi của người lao động vi phạm kỷ luật lao động khi họ nhận thức được tính chất và hậu quả của hành vi nhưng vẫn mong muốn thực hiện được hành vi cũng như đạt được hậu quả. Lỗi cố ý được chia làm hai loại: lỗi cố ý trực tiếp và lỗi cố ý gián tiếp. Lỗi vô ý cũng được chia làm hai loại: vô ý do cầu thả và vô ý vì quá tự tin.

Việc xác định lỗi, loại lỗi, mức độ lỗi của người lao động vi phạm kỷ luật lao động rất quan trọng bởi nó giúp người sử dụng lao động lựa chọn hành thức kỷ luật lao động phù hợp. Do đó, khi tiến hành xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.

 

3.      Các hình thức kỷ luật lao động.

Hình thức kỷ luật lao động là cách thức do pháp luật quy định, theo đó người sử dụng lao động được quyền áp dụng hình thức kỷ luật này đối với người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật lao động, tùy theo mức độ phạm lỗi mà người vi phạm kỷ luật lao động bị xử lý theo một trong các hình thức sau:

-   Khiển trách;

-   Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc chuyển làm công việc khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn tối đa là 6 tháng hoặc cách chức;

-   Sa thải.

Người sử dụng lao động không được phép áp dụng bất kỳ hình thức kỷ luật nào khác ngoài những hình thức kỷ luật này. Việc áp dụng các hình thức kỷ luật trên được quy định như sau:

-   Hình thức khiển trách bằng miệng hoặc bằng văn bản được áp dụng đối với người lao động phạm lỗi lần đầu, nhưng ở mức độ nhẹ.

-   Hình thức kéo dài thời hạn nâng bậc lương không quá sáu tháng hoặc chuyển làm việc khác có mức lương thấp hơn trong thời hạn tối đa là sáu tháng hoặc cách chức được áp dụng đối với người lao động đã bị khiển trách bằng văn bản mà tái phạm trong thời hạn ba tháng kể từ ngày bị khiển trách hoặc những hành vi vi phạm đã được quy định trong nội quy lao động. Người sử dụng lao động căn cứ vào mức độ vi phạm kỷ luật của người lao động, tình hình thực tế của doanh nghiệp và hoàn cảnh của người lao động để lựa chọn một trong ba hình thức quy định tại khoản này.

-   Hình thức sa thải được áp dụng đối với người lao động vi phạm một trong những trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 85 của Bộ Luật Lao động và đã cụ thể hóa trong nội quy lao động được quy định như sau:

+ Người lao động vi phạm một trong các trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 85 của Bộ Luật Lao động, cụ thể:

+  Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, tiết lội bí mật công nghệ, kinh doanh hoặc có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp;

+ Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương, chuyển làm công việc khác mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật hoặc bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm;

Nếu các hành vi vi phạm trên chưa có đầy đủ hoặc khó xác định chứng cứ thì người sử dụng lao động có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh, kết luận để làm căn cứ xử lý kỷ luật.

+  Người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong một tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong một năm mà không có lý do chính đáng được tính trong tháng dương lịch, năm dương lịch. Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm: bị thiên tai; hỏa hoạn; bản thân, thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở y tế được thành lập hợp pháp, các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

 

4.      Thẩm quyền, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

-   Thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: theo Điều 10 Nghị định số 41/CP, sửa đổi, bôt sung tại khoản 4 Điều 1 Nghị định số 33/2003/NĐ-CP thì người có thẩm quyền xử lý vi phạm kỷ luật lao động là người sử dụng lao động. Người được người sử dụng lao động ủy quyền chỉ được xử lý kỷ luật lao động theo hình thức khiển trách, các hình thức kỷ luật khác chỉ được ủy quyền khi người sử dụng lao động đi vắng và phải bằng văn bản.

-   Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động: Thời hiệu để xử lý vi phạm kỷ luật lao động tối đa là ba tháng, kể từ ngày xảy ra hoặc phát hiện vi phạm, trường hợp có hành vi vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 6 tháng.

+  Không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian người lao động nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; bị tạm giam, tạm giữ; chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm; người lao động nữ có thai; nghỉ thai sản; nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi; người lao động nam phải nuôi con nhỏ dưới 12 tháng.

+  Khi hết thời gian người lao động nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; bị tạm giam, tạm giữ; chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm, nếu còn thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động thì người sử dụng lao động tiến hành xử lý kỷ luật lao động ngay, nếu hết thời hiệu thì được khôi phục thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động, nhưng tối đa không quá 30 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.

+  Khi hết thời gian người lao động nữ có thai; nghỉ thai sản; nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi; người lao động nam phải nuôi con nhỏ dưới 12 tháng, mà thời hiệu xử lý kỷ luật lao động đã hết thì được kéo dài thời hiệu để xem xét xử lý kỷ luật lao động, nhưng tối đa không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.

 

5.      Thủ tục tiến hành xử lý kỷ luật lao động:

*    Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động:

-   Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động bao gồm:

+  Bản tường trình của nhân viên được nộp cho Giám đốc công ty tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày Giám đốc yêu cầu .

+  Các tài liệu có liên quan như:

+  Biên bản sự việc xảy ra;

+  Đơn tố cáo, chứng từ hóa đơn và các tài liệu khác (nếu có).

- Hồ sơ được bổ sung thêm trong các trường hợp sau:

+ Trường hợp bị tạm giam, tạm giữ văn bản của cơ quan có thẩm quyền bắt tạm giam, tạm giữ; văn bản kết luận của cơ quan có thẩm quyền khi hết thời hạn tạm giam, tạm giữ.

+ Trường hợp đương sự vắng mặt văn bản thông báo ba lần.

+ Trường hợp nghỉ việc có lý do chính đáng: giấy tờ được coi là có lý do chính đáng;

-   Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động phải được lưu tại công ty.

*   Tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật lao động:

- Nhân sự gồm có:

+ Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền là người chủ trì.

+ Người đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở.

+ Đương sự (trừ trường hợp đang thi hành án tù giam).

+ Người làm chứng (nếu có).

+ Người bào chữa cho đương sự (nếu có).

+ Những người khác do Giám đốc công ty quyết định (nếu có).

- Người chủ trì tuyên bố lý do và giới thiệu nhân sự.

- Nội dung phiên họp gồm có:

 + Đương sự trình bày bản tường trình diễn biến sự việc xảy ra. Trường hợp không có bản tường trình của người lao động thì người chủ trì trình bày biên bản xảy ra hoặc phát hiện sự việc (ghi rõ lý do không có bản tường trình).

+ Người chủ trì trình bày hồ sơ xử lý kỷ luật.

+ Người làm chứng trình bày (nếu có).

+ Người chủ trì chứng minh lỗi của nhân viên và xác định hành vi vi phạm ứng với hình thức kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật được cụ thể hóa trong nội quy lao động.

+ Người đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn lâm thời trong đơn vị, đương sự, người bào chữa cho đương sự (nếu có) nhận xét về nội dung mà người chủ trì chứng minh lỗi của người lao động và xác định hành vi vi phạm ứng với hình thức kỷ luật lao động đúng hay sai theo quy định của pháp luật, nội quy lao động.

+ Kết luận của người chủ trì về hành vi vi phạm kỷ luật ứng với hình thức kỷ luật lao động.

+ Thông qua và ký biên bản.

+ Giám đốc công ty ký quyết định kỷ luật lao động.

*  Việc xử lý kỷ luật lao động phải lập thành biên bản (trừ hình thức khiển trách bằng miệng), bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Ngày, tháng, năm, địa điểm xử lý kỷ luật lao động;

- Họ tên, chức vụ của những người tham gia phiên họp xử lý kỷ luật lao động;

- Hành vi vi phạm kỷ luật lao động, mức độ vi phạm, mức độ thiệt hại gây ra cho công ty (nếu có);

- Ý kiến của đương sự, của người bào chữa hoặc người làm chứng (nếu có);

- Ý kiến của đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở;

- Kết luận về hình thức xử lý vi phạm kỷ luật lao động, mức độ thiệt hại, mức bồi thường và phương thức bồi thường (nếu có).

Đương sự, đại diện Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở, người có thẩm quyền xử lý vi phạm kỷ luật lao động ký vào biên bản. Đương sự, đại diện ban Chấp hành Công đoàn cơ sở có quyền ghi ý kiến bảo lưu; nếu không ký thì phải ghi rõ lý do.

 

*   Quyết định xử lý kỷ luật lao động:

- Người có thẩm quyền xử lý vi phạm kỷ luật lao động phải ra quyết định bằng văn bản (trừ hình thức khiểm trách bằng miệng), trường hợp xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải, người sử dụng lao động phải trao đổi, nhất trí với Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở. Trong trường hợp không nhất trí thì Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở báo cáo với Công đoàn cấp trên trực tiếp, người sử dụng lao động báo cáo với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Sau 20 ngày kể từ ngày báo cáo Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, người sử dụng lao động mới có quyền ra quyết định kỷ luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình;

- Quyết định kỷ luật bằng văn bản ghi rõ tên đơn vị nơi đương sự làm việc, ngày, tháng, năm ra quyết định; họ, tên, nghề nghiệp của đương sự; nội dung vi phạm kỷ luật lao động; hình thức kỷ luật, mức độ thiệt hại, mức bồi thường và phương thức bồi thường (nếu có); ngày bắt đầu thi hành quyết định; chữ ký, họ, tên, chức vụ của người ra quyết định;

- Công ty gửi quyết định kỷ luật cho đương sự và Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở. Trường hợp sa thải thì trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ra quyết định phải gửi quyết định kỷ luật cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, kèm theo biên bản xử lý kỷ luật lao động.

Tóm lại, khi tiến hành xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động phải tuân theo trình tự, thủ tục hết sức chặt chẽ. Nếu vi phạm một trong các trình tự đó thì việc xử lý kỷ luật sẽ bị coi là trái pháp luật, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính về hành vi vi phạm quy định về xử lý kỷ luật lao động theo quy định tại Nghị định số 47/2010/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính về hành vi vi phạm pháp luật lao động.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty Luật Dragon hoặc gọi số hotline: 0983.019.109 để được sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật tốt nhất.

Rất mong nhận được sự hợp tác cùng Quý khách hàng!

Trân trọng./.